Als u andere partijen inschakelt om persoonsgegevens voor u te verwerken, moet u met deze organisaties een ‘verwerkersovereenkomst’ afsluiten. Met een verwerkersovereenkomst sluit u uit dat de andere partij de persoonsgegevens voor eigen doelen mag verwerken.

U mag alleen verwerkers inschakelen die voldoende garanties bieden dat zij aan de wettelijke vereisten voldoen. Maar let op: als u de gegevensverwerking door een verwerker laat uitvoeren, dan bent u nog steeds verantwoordelijk voor de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

• Wat moet er in een verwerkersovereenkomst staan?

  In de overeenkomst legt u onder meer het volgende vast:

  • Het onderwerp en de duur van de gegevensverwerking.
  • De aard en het doel van de gegevensverwerking.
  • Het soort persoonsgegevens.
  • De categorieën van betrokkenen.
  • De rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke.

  Maakt u, zodra de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt, gebruik van de diensten van een verwerker (nu nog ‘bewerker’ genoemd)? Dan zijn u en de verwerker verplicht om een aantal onderwerpen vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst (zie artikel 28, lid 3 van de AVG).

  U moet de volgende onderwerpen vastleggen:

  Algemene beschrijving

  Een omschrijving van het onderwerp, de duur, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens, de categorieën van betrokkenen en uw rechten en verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke (nu nog ‘verantwoordelijke’ genoemd).

  Instructies verwerking

  De verwerking vindt in principe uitsluitend plaats op basis van uw schriftelijke instructies. De verwerker mag de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

  Geheimhoudingsplicht

  Personen in dienst van of werkzaam voor de verwerker hebben een geheimhoudingsplicht.

  Beveiliging

  De verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om de verwerking te beveiligen. Bijvoorbeeld pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens, permanente informatiebeveiliging, herstel van beschikbaarheid en toegang tot gegevens bij incidenten, regelmatige beveiligingstesten.

  Subverwerkers

  De verwerker schakelt geen subverwerker(s) in zonder uw voorafgaande schriftelijke toestemming. De verwerker legt aan een subverwerker in een subverwerkersovereenkomst dezelfde verplichtingen op als de verwerker richting u heeft.

  In de overeenkomst kunt u ook direct afspreken dat, en onder welke voorwaarden, de verwerker subverwerkers mag inschakelen.

  Komt de subverwerker zijn verplichtingen niet na? Dan blijft de verwerker volledig aansprakelijk richting u voor het nakomen van de verplichtingen van de subverwerker (zie artikel 28, lid 4 van de AVG).

  Privacyrechten

  De verwerker helpt u om te voldoen aan uw plichten als betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen (zoals het recht op inzage, correctie, vergetelheid en dataportabiliteit).

  Andere verplichtingen

  De verwerker helpt u ook om andere verplichtingen na te komen. Zoals bij het melden van datalekken, het uitvoeren van een data protection impact assessment (DPIA) en bij een voorafgaande raadpleging.

  Gegevens verwijderen

  Na afloop van de verwerkingsdiensten verwijdert de verwerker de gegevens. Of bezorgt hij deze aan u terug, als u dat wilt. Ook verwijdert hij kopieën. Tenzij de verwerker wettelijk verplicht is de gegevens te bewaren.

  Audits

  De verwerker werkt mee aan uw audits of die van een derde partij. En stelt alle relevante informatie beschikbaar om te kunnen controleren of hij zich als verwerker houdt aan de hierboven genoemde verplichtingen (uit artikel 28 AVG).

BRON: Algemene Autoriteit Persoonsgegevens